第一章  总    则

第一条  为使我校党政公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文处理效率，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012），结合我校实际情况，制定本细则。　

第二条  公文是学校党政机关在党政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。

第三条  本办法适用于学校各级党政部门的公文处理工作。党委办公室和校长办公室是学校党政公文的管理部门，负责对学校党群部门、各学院、行政处室等的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
           第四条  各部门负责人主管本部门的公文处理工作，并确定一名人员具体负责该项工作。各部门负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本部门公文处理工作的检查和领导。

第二章  公文种类

第五条  学校各部门应当根据其隶属关系、职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等，正确选用公文种类。学校常用的公文种类主要有：

（一）决议

适用于学校会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定

适用于对学校重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级单位不适当的决定事项。

（三）通告

适用于学校在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（四）通报

用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（五）通知

适用于任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转学校党委机关部门的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

（六）报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

（七）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复

适用于答复下级机关的请示。

（九）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要

适用于记载会议主要精神和议定事项。

第三章  公文格式

第六条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号，非涉密公文可以不标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，只标主办机关的发文字号。以学校名义印发的党政公文，由党委办公室和校长办公室统一编号；以部门名义印发公文，由发文机关自行编号。学校党政部门的发文代字，使用前须报党委办公室或校长办公室备案。

（六）签发人。上行文需标注签发人姓名。联合行文，每个机关对应一个签发人，按发文机关的排序从左到右、自上而下依次均匀编排。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。以学校名义下发的行政机关公文，主送机关统一为：学校各部处、各二级学院、各科研单位、校办产业各单位、各直属医院。以学校党委名义下发的公文，主送机关统一为：学校各基层党委、各党总支。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文附件的顺序号和名称。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第七条  公文按规定采用国际标准A4型（210㎜×297㎜）纸打印，左侧装订。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。公文的版式参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第四章  行文规则

第八条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级向学校或上级部门请示和报告。各级单位报送学校的公文，应签署明确意见，送交党委办公室、校长办公室办理，不宜直接呈送领导个人。

第九条  学校各职能部门依据部门职权可以相互行文和向学校下属单位等的相关业务部门行文；除以函形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级单位正式行文。

除党委办公室、校长办公室、附属医院、卫生职业技术学院外，学校各部门和单位一般不得自行对外正式行文。

第十条  属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经学校审批的事项，经学校同意后，也可以由部门行文，文中应当注明经学校同意。

第十一条  属于各职能部门职权范围内的具体问题，应当直接送相应职能部门处理。

第十二条  部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，学校将责令纠正或撤消。

第十三条  “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，不要同时多头报送，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以部门、单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

报告不得夹带请示事项。

第十四条  受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级部门行文，必要时应抄送其另一上级机关。

第五章  公文拟制

第十五条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
            第十六条  公文起草应当做到：

   （一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

   （二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

   （三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

   （四）文种正确，格式规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。

   （五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

   （六）公文涉及其他有关单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。

   （七）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第十七条  草拟以学校党委、学校名义印发的公文，拟稿单位应按要求填写“广州医科大学发文登记表”相关内容，连同按公文规范格式打印的文稿和电子文本一并送党委、校长办公室，由党委、校长办公室按程序办理。

第十八条   以学校党委、学校名义印发的公文送学校领导签发前，由党委、校长办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。
           第十九条   经党委办公室或校长办公室审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
         第二十条   公文应当经本单位负责人审批签发。重要公文和上行文由主要负责人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第六章  公文办理

第二十一条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
            第二十二条  收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

   （二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

   （三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

   （四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本单位负责人批示或者转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

   （五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

   （六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

   （七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十三条  发文办理主要程序是：

（一）复核。已经发文单位负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。 

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

    （四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后发布或分发。

第二十四条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位专门的机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的涉密计算机信息系统进行传输。

第二十五条  需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。

第七章  公文管理

第二十六条  各单位应当重视公文管理工作，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。学校办公室建立机要保密室（阅文室），负责校外来文的管理，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施、设备。

第二十七条  涉密公文的管理，按有关规定办理。

第二十八条 公文的撤销和废止，由学校或上级机关根据职权范围和法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，自废止之日起失效。

第二十九条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理立卷后移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 

第八章  附    则

第三十条  校内公文含电子公文。学校电子公文处理工作的具体办法将在国家电子公文处理工作的具体办法出台后另行制定，之前参照本细则执行。

第三十一条 外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。

第三十二条 学校各附属医院和卫生职业技术学院的公文处理，可参照本细则自行制定有关办法。

第三十三条 本细则由党委、校长办公室负责解释。

第三十四条 本细则自印发之日起施行。原《广州医学院党政公文处理办法（试行）》（广医党办〔2003〕5号）作废。